Hướng dẫn lập kế hoạch tổ chức Year End Party từ A-Z Checklist 8 bước cho doanh nghiệp

1.Giới thiệu: Vì sao cần lập kế hoạch tổ chức YEP bài bản? 

Year End Party không chỉ là một buổi tiệc tổng kết cuối năm mà còn là dấu ấn văn hóa doanh nghiệp, dịp tri ân, gắn kết và truyền cảm hứng cho tập thể trước thềm năm mới. 

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn khi tổ chức vì thiếu quy trình cụ thể, sự phối hợp đồng bộ và định hướng rõ ràng. 

Bài viết này sẽ giúp bạn checklist 8 bước chi tiết, giúp quá trình tổ chức đơn giản - chuyên nghiệp hơn - tiết kiệm hơn, mà vẫn đảm bảo sự kiện diễn ra ấn tượng và cảm xúc. 

2.Checklist 8 bước tổ chức yep thành công 

 Bước 1: Xác định Mục tiêu & Ngân sách 

•  Mục tiêu: 

Làm rõ lý do tổ chức: tri ân nhân viên, tổng kết năm, khen thưởng, gắn kết nội bộ hay ra mắt sản phẩm mới. 

Xác định quy mô khách mời: nội bộ, đối tác, hay có sự tham gia của gia đình nhân viên. 

• Ngân sách: 

Phân bổ rõ từng hạng mục: địa điểm, trang trí, MC, âm thanh ánh sáng, thực đơn quà tặng, truyền thông nội bộ 

Gợi ý: luôn dành 5-10% ngân sách dự phòng cho các chi phí phát sinh 

Quá trình hợp tác – tư vấn dịch vụ - Nguồn: Internet

Bước 2: Chọn concept & chủ đề 

Concept chính là “ linh hồn” của sự kiện. Hãy chọn chủ đề phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và tinh thần của năm đó. 

Có thể chọn theo xu hướng hot trend, thông điệp thương hiệu, hoặc giá trị cốt lõi công ty.  

Khi đã thống nhất concept, các yếu tố như dresscode - decor - backdrop - âm nhạc - kịch bản sẽ trở nên đồng bộ và dễ triển khai hơn. 

Lựa chọn concept cho bữa tiệc - Nguồn: Internet 

Bước 3: Chốt thời gian & địa điểm 

• Thời gian: Chọn phù hợp với lịch công ty, tránh trùng kỳ nghỉ lễ hoặc cao điểm cuối năm.
• Địa điểm: Cân nhắc dựa trên quy mô và ngân sách: nhà hàng, khách sạn, rooftop, resort hoặc không gian ngoài trời.
  Lưu ý: nên khảo sát thực tế trước khi ký hợp đồng, đặc biệt là hệ thống âm thanh – sân khấu – bãi đỗ xe.

Bước 4: Xây dựng kịch bản & nội dung chương trình 

Một kịch bản YEP chuyên nghiệp thường gồm 3 phần:

1. Phần lễ: Tổng kết – Phát biểu – Vinh danh – Trao thưởng.
2. Phần hội: Gameshow – Biểu diễn nghệ thuật – Tiết mục nội bộ.
3. Phần giao lưu: Tiệc – Âm nhạc – Check-in – Bốc thăm may mắn.

Lên timeline chi tiết, chỉ định người phụ trách từng phần, MC, và bộ phận kỹ thuật.

Gợi ý: Tham khảo Mẫu kịch bản YEP ấn tượng – vui – cảm xúc 

Bước 5: Lên kế hoạch truyền thông nội bộ 

Một buổi Year End Party thành công bắt đầu từ khâu lan tỏa tinh thần sự kiện .Hãy tạo không khí háo hức cho nhân viên bằng những hoạt động nhỏ như:  

• Countdown “ còn X ngày đến Year End Party” qua group nội bộ.
• Tổ chức mini game, cuộc thi ảnh, hoặc hashtag chung: #YEP2025 #TeamName.
• Thiết kế poster teaser hoặc video giới thiệu theo concept.
• Sau sự kiện: chia sẻ video highlight, ảnh recap, clip hậu trường để duy trì tinh thần kết nối.

Xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ - Nguồn: Internet

Bước 6: Chọn thực đơn & quà tặng 

• Thực đơn: Lựa chọn phù hợp ngân sách và quy mô: set menu, buffet, BBQ ngoài trời…
• Quà tặng: Ưu tiên sản phẩm có ý nghĩa, gắn với thông điệp “Tri ân – Gắn kết – Khởi đầu mới”. 

Gợi ý: Tham khảo Quà tặng Year End Party

Lựa chọn thực đơn cho bữa tiệc - Nguồn: Internet

Bước 7: Phân công Nhân sự & chạy thử chương trình 

• Phân công vai rõ ràng: Ban tổ chức, điều phối viên, MC, kỹ thuật, hậu cần, truyền thông.
• Chạy thử: Kiểm tra timeline, âm thanh, ánh sáng, sân khấu, vị trí ngồi, luồng di chuyển khách.Nên tổ chức buổi chạy thử ít nhất 1–2 ngày trước sự kiện. 

Chạy thử chương trình sự kiện - Nguồn: Internet

Bước 8: Quản lý rủi ro & Đánh giá sau sự kiện 

• Dự phòng tình huống:Sự cố kỹ thuật, thay đổi thời tiết, thiếu vật dụng, khách đến trễ, thay đổi MC…, Chuẩn bị checklist kiểm tra hiện trường trước giờ G.
• Sau sự kiện: Tổng hợp phản hồi, rút kinh nghiệm và lưu checklist để tối ưu cho YEP năm sau. Ghi nhận điểm danh - điểm cần cải thiện để nâng cấp quy trình tổ chức.  

Một buổi Year End Party thành công không chỉ là buổi tiệc khép lại năm cũ, mà còn là những khoảnh khắc truyền cảm hứng - gắn kết và khởi đầu mới cho cả tập thể. Hãy cùng Viet Sun Travel, với 21 năm kinh nghiệm tổ chức tour khách đoàn & MICE, đồng hành cùng doanh nghiệp bạn từ khâu ý tưởng, concept, tổ chức đến tối ưu chi phí trọn gói.