Du Lịch Hội Thảo: Quy Trình Tổ Chức Chuyên Nghiệp & Top Điểm Đến 2026

1.Tại sao doanh nghiệp nên chọn du lịch kết hợp hội thảo?

Du lịch hội thảo là xu hướng tổ chức hội nghị đang được nhiều doanh nghiệp hướng đến hiện nay. Đây là cách giúp doanh nghiệp nâng tầm thương hiệu, thể hiện sự chuyên nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng từ quy trình đón tiếp chuẩn chỉ đến các bữa tiệc sang trọng.

Hơn hết, không chỉ là một cuộc họp thông thường, hình thức du lịch kết hợp hội thảo còn tạo được không gian thư giãn để nhân viên nạp lại năng lượng sau giờ họp căng thẳng, đồng thời hình thành mối liên kết chặt chẽ trong đội ngũ, nâng cao tinh thần đoàn kết của tập thể. Đây cũng là giải pháp tuyệt vời để tối ưu ngân sách khi kết hợp hai mục đích tham quan, vui chơi, giải trí và hội họp trong một chuyến đi.

Du lịch hội thảo - Nguồn: Internet

2. Các loại hình du lịch hội thảo phổ biến hiện nay

Du lịch hội thảo được chia thành 4 loại hình chuyên biệt nhằm đáp ứng những mục tiêu chiến lược khác nhau của doanh nghiệp:

• Meeting (Hội họp): Tổ chức các cuộc họp nội bộ doanh nghiệp hoặc giữa các doanh nghiệp với nhau.

Đây là dịp để doanh nghiệp thảo luận các vấn đề quan trọng, đào tạo kỹ năng cho nhân sự, hoặc lên kế hoạch cho quý/ năm mới. Khác với các buổi meeting khác, du lịch hội thảo tạo nên môi trường mới cho nhân viên bên cạnh văn phòng thường ngày, giúp kích thích tư duy sáng tạo và giải quyết các vấn đề tồn đọng hiệu quả hơn.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể gặp gỡ trực tiếp với đối tác và củng cố mối quan hệ hơn so với trao đổi qua email hoặc họp trực tuyến. Từ đó xây dựng niềm tin và mở rộng cơ hội hợp tác lâu dài cho sự phát triển bền vững của đôi bên.

• Incentive (Khen thưởng): Các chuyến đi nhằm khen thưởng nhân viên, đại lý hoặc khách hàng có thành tích xuất sắc.

Để tôn vinh và ghi nhận nỗ lực của các cá nhân có thành tích xuất sắc, một chuyến đi kết hợp khen thưởng là lựa chọn tuyệt vời. Ngoài việc cổ vũ, khích lệ tinh thần nhiệt huyết, đây cũng là cách giúp nhân viên cảm thấy được trân trọng, từ đó gắn bó lâu dài hơn với công ty.

Không chỉ thế, một buổi du lịch kết hợp khen thưởng còn tạo ra sự cạnh tranh lành mạnh, tạo đà phát triển bền vững cho doanh nghiệp. Các hoạt động vui chơi trong chuyến đi cũng giúp xóa tan khoảng cách giữa sếp và nhân viên, giữa các phòng ban.

• Convention (Hội nghị): Các sự kiện quy mô lớn mang tính chuyên môn cao, trao đổi kiến thức giữa các chuyên gia.

Các buổi chia sẻ thông tin chuyên sâu, có sự tham gia của các chuyên gia đầu ngành hoặc đại diện quy mô lớn sẽ là cánh cửa giúp nhân sự của bạn cập nhật kiến thức mới trong lĩnh vực và nâng cao kỹ năng chuyên môn. Đây là dịp để doanh nghiệp khẳng định vị thế là đơn vị dẫn đầu, có uy tín cao, thu hút sự tin tưởng từ đối tác và khách hàng.

• Exhibition (Triển lãm): Các hoạt động trưng bày sản phẩm, xúc tiến thương mại hoặc các sự kiện quy mô lớn (như các kỳ đại hội, hội chợ).

Đây là cơ hội vàng cho doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, dịch vụ mới đến đông đảo công chúng. Nhiều hợp đồng lớn cũng thường được ký kết ngay trong hoặc sau các kỳ triển lãm này. Doanh nghiệp còn có thể thông qua các buổi triển lãm để quan sát trực tiếp đối thủ cạnh tranh và đo lường phản ứng của khách hàng đối với sản phẩm của mình.

Các loại hình du lịch hội thảo - Nguồn: Internet

3. Quy trình tổ chức du lịch hội thảo chuyên nghiệp tại Viet Sun Travel

Nhằm đảm bảo mỗi chuyến du lịch hội thảo diễn ra hoàn hảo và mang lại giá trị thực tế cao nhất, Viet Sun Travel áp dụng quy trình vận hành khép kín và chuyên nghiệp với 5 bước tiêu chuẩn:

• Bước 1: Tiếp nhận nhu cầu và xác định mục tiêu (Số lượng, ngân sách).

Ngay sau khi nhận được yêu cầu, đội ngũ chuyên viên của Viet Sun Travel sẽ làm việc trực tiếp với doanh nghiệp để xác định: Mục tiêu chính (Hội nghị khách hàng, đào tạo nội bộ hay ra mắt sản phẩm?); Quy mô (Số lượng khách mời, đối tượng tham dự); Ngân sách dự kiến.

• Bước 2: Khảo sát và lựa chọn địa điểm (Khách sạn/Resort có phòng họp chuẩn quốc tế).

Dựa trên nhu cầu đã xác định, Viet Sun bắt đầu tìm kiếm và đề xuất các điểm tổ chức lý tưởng với tiêu chuẩn lưu trú từ 4-5 sao và không gian hội nghị có sức chứa phù hợp, trần cao, không cột cùng trang bị hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED đạt chuẩn. Đặc biệt, Viet Sun hỗ trợ hoàn toàn chi phí khảo sát, đảm bảo quý doanh nghiệp có thể trải nghiệm những dịch vụ tốt nhất.

• Bước 3: Lên kịch bản chi tiết

Viet Sun Travel biến những buổi hội thảo trở nên đáng nhớ hơn thông qua kịch bản sáng tạo, cân đối giữa thời gian làm việc và du lịch, thư giãn. Gói dịch vụ của Viet Sun còn bao gồm chuỗi hoạt động Team Building sôi nổi và tiệc Gala Dinner sang trọng tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp, tạo nên một hành trình trải nghiệm trọn vẹn và đa sắc màu.

• Bước 4: Triển khai và điều phối (Quản trị rủi ro, hỗ trợ kỹ thuật 24/7).

Trong suốt thời gian diễn ra sự kiện, đội ngũ của Viet Sun sẽ đảm bảo mọi hạng mục từ xe đưa đón, ăn uống đến đón tiếp đều vận hành chính xác. Bộ phận media, âm thanh, ánh sáng túc trực 24/7 để xử lý nhanh các yêu cầu phát sinh. Ngoài ra Viet Sun luôn chủ động phương án dự phòng cho các yếu tố khách quan (thời tiết, thay đổi lịch trình) để chương trình luôn diễn ra đúng kế hoạch.

• Bước 5: Tổng kết và đo lường hiệu quả.

Sau khi chuyến đi kết thúc, Viet Sun Travel phối hợp cùng doanh nghiệp thực hiện tổng kết các hạng mục dịch vụ và quyết toán tài chính minh bạch. Viet Sun cũng sẽ bàn giao hình ảnh, video chất lượng cao giúp doanh nghiệp truyền thông hiệu quả sau sự kiện.

4. Top 5 điểm đến du lịch hội thảo lý tưởng nhất Việt Nam

• Phú Quốc: Thiên đường nghỉ dưỡng 5 sao, với cơ sở hạ tầng hiện đại và các bãi biển tuyệt đẹp, đảm bảo mọi hoạt động từ hội họp nghiêm túc, tiệc tối đẳng cấp đến Team Building bùng nổ.
• Đà Nẵng - Hội An: Trung tâm hội nghị hiện đại bậc nhất miền Trung, cùng chuỗi khách sạn, trung tâm hội nghị quốc tế sang trọng với tài nguyên thiên nhiên phong phú và di sản văn hóa (Phố cổ Hội An), tạo nên hệ sinh thái MICE toàn diện.
• Nha Trang: Sự kết hợp hoàn hảo giữa biển xanh trong lành và tiện nghi hiện đại, Nha Trang là điểm đến hứa hẹn cho hình thức du lịch hội họp với hoạt động Team Building bãi biển và nhiều khu vui chơi giải trí nổi bật như: Vinpearl Land, Diamond Bay,...
• Đà Lạt: Nằm tách xa với trung tâm đô thị, khí hậu ôn hòa, yên tĩnh của Đà Lạt rất thích hợp cho các buổi thảo luận chiến lược và nghỉ ngơi, thư giãn.
• Vũng Tàu - Hồ Tràm: Đây lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp tại TP.HCM, từ các resort ven biển đến hệ thống phòng hội nghị, hội thảo, trung tâm hội chợ triển lãm quốc tế đều tạo điều kiện thuận lợi cho du lịch hội thảo của các doanh nghiệp.

Du lịch hội thảo tại Vũng Tàu - Nguồn: Internet

5. Bí quyết tiết kiệm chi phí khi tổ chức du lịch hội thảo

• Đặt dịch vụ sớm: Việc lên kế hoạch và ký hợp đồng sớm từ 3 – 6 tháng vừa giúp doanh nghiệp nhận được mức giá ưu đãi từ các hãng hàng không và khách sạn, vừa đa dạng hóa các lựa chọn về phòng họp và hạng phòng nghỉ tốt nhất.
• Lựa chọn thời điểm thấp điểm: Nếu không bắt buộc về thời điểm tổ chức, hãy ưu tiên vào các ngày trong tuần (từ Thứ 2 đến Thứ 5) hoặc các tháng thấp điểm của du lịch.
• Sử dụng dịch vụ trọn gói của các công ty lữ hành uy tín: Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng việc tự đặt lẻ từng hạng mục (vé máy bay, khách sạn, nhà hàng) sẽ rẻ hơn. Thực tế, thông qua dịch vụ trọn gói doanh nghiệp sẽ được hưởng mức giá thấp hơn giá bán lẻ trên thị trường.

6. Tại sao nên chọn dịch vụ du lịch hội thảo của Viet Sun Travel?

Kịch bản sáng tạo, mang đậm dấu ấn thương hiệu: Viet Sun Travel luôn chú trọng xây dựng những kịch bản mới mẻ, sáng tạo, không đi theo lối mòn. Mỗi hoạt động đều được tính toán để tạo nên dấu ấn khó phai, giúp truyền tải thông điệp cốt lõi của doanh nghiệp.

Không gian tổ chức: Viet Sun Travel ưu tiên lựa chọn những không gian tổ chức đa năng, từ các phòng hội nghị sang trọng bậc nhất đến các khu vực ngoài trời thoáng đãng, giúp các thành viên vừa có thể làm việc hiệu quả, vừa dễ dàng kết nối và lan tỏa năng lượng tích cực.

Giải pháp tối ưu chi phí, phù hợp cho mọi quy mô: Viet Sun Travel cam kết mang đến giải pháp hữu hiệu nhất cho từng doanh nghiệp, giúp bạn sở hữu một chương trình đẳng cấp mà vẫn đảm bảo tính kinh tế và hiệu quả cao nhất.

Thiết kế bộ nhận diện sự kiện chuyên nghiệp: Hệ thống Photobooth, banner, backdrop đều được chăm chút tỉ mỉ theo đúng bộ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp, tạo nên không gian truyền thông chuyên nghiệp và thu hút ngay từ cái nhìn đầu tiên.

Đội ngũ nhân sự: Từ MC dẫn dắt lôi cuốn, hoạt náo viên năng nổ đến đội ngũ kỹ thuật tay nghề cao, đảm bảo chương trình vận hành trơn tru từ đầu đến cuối.

Cùng nhau bắt đầu một năm đầy rực rỡ và bứt phá cho doanh nghiệp của bạn! Liên hệ ngay Viet Sun Travel qua hotline 1800 5555 39 để nhận tư vấn Kịch bản Du lịch Hội thảo phù hợp ngân sách và phong cách doanh nghiệp bạn.