Chi Phí Tổ Chức Year End Party: Ngân Sách Bao Nhiêu Là Hợp Lý và Cách Tối Ưu Tức Thì!

1. Bóc Tách Ngân Sách - 4 Khoản Chi Phí “Buộc Có" Quyết Định Year End Party

Year End Party hay còn được viết tắt dưới dạng YEP, đây là một buổi tiệc tất niên thường được các doanh nghiệp tổ chức vào dịp cuối năm giúp ghi dấu hành trình một năm phát triển, tri ân và tạo động lực cho nhân viên trong năm mới. Để có một đêm Year End Party thật đáng nhớ, điều đầu tiên các doanh nghiệp cần nắm rõ chính là các nhóm chi phí cốt lõi quyết định tổng ngân sách. Thông thường, chi phí tổ chức YEP sẽ chia thành bốn hạng mục chính.

Buổi tiệc Year End Party cuối năm đầy ý nghĩa

1.1. Địa điểm tổ chức - “Khoản ngốn ngân sách” lớn nhất (30-40%)

Đây được xem là yếu tố chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng chi phí YEP. Có hai dạng địa điểm mà các doanh nghiệp thường lựa chọn.

• Resort 5 sao, du thuyền, khách sạn cao cấp mang đến không gian sang trọng riêng tư nhưng mức giá khá cao

• Nhà hàng hoặc trung tâm hội nghị là lựa chọn “kinh tế an toàn” cho các công ty quy mô vừa và nhỏ.

Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp với ngân sách - Nguồn: Internet

Nên khảo sát nhiều địa điểm, so sánh chi phí ưu đãi giữa các gói thuê trọn gói và thuê riêng từng hạng mục để tiết kiệm chi phí hiệu quả nhất có thể. 

1.2. Ẩm thực (F&B): Khâu "Ăn Chơi" Không Thể Cắt Giảm (20-30%)

Dù ngân sách nằm ở mức eo hẹp hay dư dả thì ẩm thực vẫn chính là linh hồn của buổi tiệc. Doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ khoản này để đảm bảo chất lượng mà vẫn giữ ngân sách YEP hợp lý nhất.

• Buffet quốc tế: Món ăn đa dạng, sang trọng, cao cấp nhưng chi phí đắt, kén người ăn nếu không quen ăn đồ Tây.

• Set menu món ăn Việt Nam: Tiết kiệm hơn, món ăn đa dạng nhưng muốn đảm bảo phong phú, bắt mắt cần lựa chọn kĩ lưỡng.

• Lưu ý quan trọng: Đồ uống (đặc biệt là đồ uống có cồn) thường sẽ bị bỏ quên trong tính toán ban đầu. Nên thương lượng về gói đồ uống trọn gói với đơn vị tổ chức thay vì tính theo số lượng từng chai. 

Set menu buộc có trong buổi tiệc - Nguồn: Internet

1.3. Trang trí & sân khấu: backdrop, âm thanh – ánh sáng, MC, tiết mục biểu diễn (15–20%)

Để có thể tạo nên một buổi tiệc hoàn hảo, không thể thiếu backdrop, âm thanh, ánh sáng, MC, tiết mục văn nghệ vì đây cũng là một trong những yếu tố góp phần tạo nên không khí rực rỡ của đêm tiệc.

• Âm thanh - ánh sáng: Cần lựa chọn thiết bị hoặc nơi thuê uy tín, không nên tiết giảm quá mức vì sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến buổi tiệc.

• Trang trí: Tùy theo nhu cầu mà công ty đề ra, có thể linh hoạt giữa concept sang trọng - tối giản, tận dụng backdrop bằng đèn LED thay vì hoa tươi để tiết kiệm chi phí.

• MC, tiết mục biểu diễn: Tùy theo khoản chi phí và concept buổi tiệc, có thể lựa chọn nguồn lựa nhân sự “cây nhà lá vườn” hoặc “chịu chi” thuê ca sĩ, acoustic bên ngoài. 

• Lưu ý: Đừng cắt giảm chất lượng âm thanh, ánh sáng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm chương trình và hình ảnh công ty. Hãy đầu tư nhiều vào những điều có thể tạo được điểm chạm cảm xúc. 

Âm thanh, ánh sáng chiếm sự quan trọng trong buổi YEP - Nguồn: Internet

1.4. Quà tặng & chi phí phụ: Quà tạo động lực (10–15%)

Như một món quà tạo động lực cho nhân viên, không chỉ đem lại cảm xúc vui vẻ, hào hứng mà còn giúp khích lệ tinh thần và tạo được sự gắn kết sâu sắc. Chi phí quà tặng này bao gồm quà tri ân nhân viên, minigame, bốc thăm may mắn…

• Quà tri ân nhân viên: Nên lựa chọn những món quà có giá trị sử dụng lâu dài, mang tính kỉ niệm, gắn với văn hóa doanh nghiệp như bằng khen tuyên dương, cúp tuyên dương, bình giữ nhiệt có khắc logo công ty, balo có logo công ty,....

• Quà minigame, bốc thăm may mắn: Đây là những phần quà vui giúp tạo hứng khởi nên lựa chọn những món quà hỗ trợ nhân viên trong làm việc như chuột, bàn phím, tai nghe, đồng hồ để bàn, lịch để bàn, hộp cơm văn phòng,....

Quà tặng tri ân nhân viên có thành tích xuất sắc - Nguồn: Internet

Như vậy, với việc nắm rõ bốn nhóm chi phí chính trong khâu tổ chức một buổi YEP, doanh nghiệp có thể chủ động lựa chọn, phân bổ hợp lý và tránh “vỡ kế hoạch” ngân sách YEP.
 

2. Dự toán ngân sách theo quy mô doanh nghiệp - Chi bao nhiêu là hợp lý nhất?

Tùy vào quy mô và phong cách tổ chức của từng công ty mà chi phí YEP cũng có thể linh hoạt từ vài chục đến vài trăm triệu đồng. Dưới đây là bảng tham khảo giúp doanh nghiệp dễ hình dung:

Lưu ý: Mức chi phí này có thể thay đổi tùy thuộc vào địa điểm, thực đơn và thời điểm đặt dịch vụ (nên đặt sớm để tiết kiệm hơn).

3. Mẹo Vàng Tối Ưu Chi Phí YEP 2025 - 5 Chiến Lược Tiết Kiệm Khôn Ngoan!

Không cần phải quá “thắt lưng buộc bụng” vẫn có thể tổ chức một đêm tiệc đáng nhớ. Dưới đây là 5 mẹo giúp tối ưu ngân sách YEP cho doanh nghiệp của bạn

3.1. Nguyên tắc 80/20 về Ngày Tổ Chức 

Nên chọn tổ chức vào ngày trong tuần (thứ 2 - thứ 5) tránh chọn cuối tuần để giảm nhẹ 20-30% chi phí thuê địa điểm.

3.2. Chìa Khóa F&B - Tập trung vào "Set Menu Độc Quyền"

Thương lượng trực tiếp với nhà hàng để nhận ưu đãi menu trọn gói hoặc giảm giá các gói đồ uống. Nên lựa chọn những set menu không quá bình dân nhưng vẫn đủ món ăn no, ngon miệng. Các gói combo F&B sẽ luôn giúp bạn tiết kiệm hơn việc đặt lẻ từng hạng mục.

3.3. Sức Mạnh Nội Bộ

Tận dụng nguồn lực “cây nhà lá vườn” khích lệ những nhân viên có năng khiếu trong mảng MC, ca hát, biểu diễn hoặc công ty có thể tổ chức thêm các hạng mục giải thưởng văn nghệ như “Văn nghệ gắn kết” khuyến khích các team, nhóm tập luyện những bài múa hát thật hay biểu diễn trong đêm YEP. Không chỉ giúp tiết kiệm tối đa các khoản chi phí âm nhạc mà còn giúp khích lệ tinh thần nhân viên và tăng cảm xúc hào hứng, vui vẻ cho buổi tiệc.

Các tiết mục "cây nhà là vườn" không kém phần đặc sắc trong buổi YEP - Nguồn: Internet

3.4. Đơn Giản Hóa Trang Trí

Thay vì tốn kém chi phí đầu tư quá nhiều vào phần trang trí như sử dụng hoa tươi, vật liệu đắt đỏ, hãy tận dụng ánh sáng LED, màn hình chiều để làm nổi bật buổi tiệc nhưng đảm bảo sự hiện đại và tinh gọn. 

Tận dụng đèn LED để giảm bớt chi phí trang trí - Nguồn: Internet

3.5. Chọn đơn vị lo trọn gói - Một lần đặt, trăm việc xong

Hiện nay nhiều công ty, đơn vị du lịch cung cấp các dịch vụ tổ chức YEP kết hợp du lịch, lo trọn gói từ vé máy bay, nơi lưu trú, đến sân khấu, âm thanh, concept trang trí, MC chuyên nghiệp như Viet Sun Travel. Đây là một trong những phương án tốt nhất giúp giải bài toán YEP nan giải mà nhiều doanh nghiệp còn đang lăn tăn, không những giúp tiết kiệm thời gian suy nghĩ, mà còn tiết kiệm chi phí, đảm bảo lo trọn gói từ A-Z…

4. Viet Sun Travel - Đơn vị tổ chức Year End Party trọn gói tối ưu nhất 2025

Với hơn 21 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực du lịch lữ hành, có nhiều kinh nghiệm trong tổ chức tour Đoàn và sự kiện Mice, Viet Sun Travel là đối tác tin cậy với hàng trăm doanh nghiệp trong và ngoài nước.

5 điểm mạnh nổi bật mà bạn nên chọn Viet Sun

• Concept "Đo Ni Đóng Giày": Thiết kế kịch bản & trang trí mang đậm dấu ấn văn hóa doanh nghiệp.

• Quản lý Trọn Gói: MC, âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp đến MC chuyên nghiệp

• Ưu đãi Địa điểm: Báo giá tốt nhất với các resort/du thuyền 5 sao nhờ mạng lưới đối tác lâu năm.

• Tặng phẩm Giá trị: Tặng clip Highlight, Flycam ghi lại những khoảnh khắc ấn tượng, đáng nhớ của buổi tiệc,

• Tận tâm - chuyên nghiệp: Tư vấn địa điểm phù hợp ngân sách & phong cách riêng của từng doanh nghiệp

Hãy biến áp lực ngân sách thành cảm hứng sáng tạo cho buổi Year End Party cháy hết mức, đừng để chi phí vượt tầm kiểm soát làm bạn lo lắng! Liên hệ ngay Viet Sun Travel qua hotline 1800 5555 39 để nhận Báo Giá Trọn Gói YEP Tối Ưu Nhất 2025, đảm bảo sự kiện hoành tráng mà vẫn tối ưu ngân sách hợp lý cho doanh nghiệp của bạn!